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Aktualisiert am:
22.06.18

Preise richtig ausweisen für eine Monteurunterkunft

Miet- oder Nutzungsverträge für Monteurunterkünfte sind zivilrechtlich bindend im Privatrecht. Damit weisen Betroffene Preise nach rechtlichen Bedingungen sowie Kundenerwartungen aus.

Nur formal korrekte Rechnungen erlauben dem Empfänger Steuerabzug oder Erstattung durch Arbeitgeber. Richtiger Preis und dessen Ausweisung mit Brutto- wie Nettobetrag ermöglichen insbesondere Umsatzsteuererstattung beziehungsweise Anerkennung der Steuerabzugsfähigkeit. Kulante Behandlungen von unvermeidlichen Stornierungen schließlich erhalten Stammkunden und gewinnen Neukunden.

Branchenüblich sind Vorauszahlungen der Miete im Rahmen einer bis zwei Wochen. Gebräuchliche Zahlungsarten umfassen Barzahlung sowie Kreditkartenzahlung am Kartenterminal. Auch die Zahlungsart sowie Rabatte gehören in den Preisausweis.

Insgesamt erhöhen detaillierte und korrekt ausgestellte Rechnungen die Vermietungswahrscheinlichkeit. Dazu empfiehlt sich auch das Speichern bewährter Rechnungsvordrucke. So ergibt sich sachliche wie rechnerisch Richtigkeit leichter. Hierzu empfiehlt sich das Nachlesen in §§ 14 und 15 UStG.

Die Preise für eine Monteurunterkunft richtig ausweisen

Den richtigen Preis richtig ausweisen – Von der Werbung bis zur Rechnung

Der Miet- beziehungsweise Nutzungsvertrag für die Monteurunterkunft ist ein zivilrechtlicher Vertrag zwischen natürlichen oder juristischen Personen des Privatrechts. Der Monteur kann als natürliche Person sowohl ein Angestellter seines Arbeitgebers als auch ein selbstständiger Einzelunternehmer sein. Der Vermieter ist in der Regel ein Gewerbetreibender.

Er kann sein Gewerbe als Privatperson anmelden, oder aber eine Personen- beziehungsweise Kapitalgesellschaft gründen wie die GbR oder eine GmbH. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, dass an das Ausweisen des Preises für die Monteurunterkunft einerseits bestimmte Voraussetzungen geknüpft sind, und andererseits auch einige Erwartungen daran gestellt werden.

Der Monteur sollte vor Vertragsabschluss die Kostenarten und deren Höhe im Detail kennen. Die anschließende Rechnung muss formal richtig sein. Sie muss alle Voraussetzungen erfüllen, um steuerlich als abzugsfähig anerkannt zu werden. Auf dieser Grundlage sollte der Vermieter nicht nur den richtigen Preis, sondern den Preis für die Monteurunterkunft auch richtig ausweisen.

Preisgestaltung mit klarer Aussage Brutto/Netto

Preise für eine Monteurunterkunft richtig ausweisen: Brutto - Netto

Mit dem Angebot einer Monteurunterkunft möchte der Vermieter einen möglichst großen Interessentenkreis an Monteuren ansprechen. Sie kommen aus dem Inland, aus dem europäischen Ausland innerhalb und außerhalb der Europäischen Union, bis hin aus einem Land außerhalb von Europa. Die Monteure sind festangestellte Arbeitnehmer, als Zeit- beziehungsweise Leiharbeiter bei deutschen oder ausländischen Subunternehmen oder bei Vermittlungsagenturen beschäftigt, oder sie sind ein selbstständiger Einzelunternehmer. Für sie ist es wichtig zu wissen, was die Monteurunterkunft brutto, also inklusive, und was sie netto, sprich ohne die gesetzliche Mehrwertsteuer kostet. Die einen bekommen den verauslagten Rechnungsbetrag vom Arbeitgeber nur dann erstattet, wenn sie eine ordnungsgemäße Rechnung vorlegen.

Ordnungsgemäß heißt in diesem Sinne, dass die Rechnung vom Finanzamt sowohl in Bezug auf die Umsatzsteuererstattung als auch auf die Anerkennung als betriebsbedingte Ausgabe steuerabzugsfähig anerkannt wird. Für die anderen Monteure sind die Kosten für das Monteurzimmer eine direkt steuerabzugsfähige Ausgabe. Sie können, müssen jedoch nicht umsatzsteuerpflichtig sein. Aber auch sie brauchen eine formell richtige Rechnung. Gezahlt wird im Endeffekt nur das, was vorher bekannt und vereinbart war. Dazu muss der Preisausweis in der Werbung für die Wohnung für Monteure so zweifelsfrei wie richtig sein.

Fingerspitzengefühl bei Buchungsstornierung

Im Gegensatz zur Urlaubsbuchung mit der dazugehörigen Reiserücktrittskostenversicherung ist es unüblich, dass der Monteur oder Handwerker eine Monteurwohnung mietet und gleichzeitig eine solche Versicherung abschließt. Für Hotelbuchungen gelten oftmals rigide Stornobedingungen. Auf Montage oder auf einer Baustelle können Stornosituationen auch kurzfristig eintreten, ohne dass der Monteur darauf den geringsten Einfluss hat

Preise für eine Monteurunterkunft richtig ausweisen: Monteur ahnungslos

Der Vermieter ist gut beraten, in einem solchen Fall mit dem Monteur eine einvernehmliche Lösung zu suchen. Mit der sollten, wie es heißt, beide Seiten gut leben können. Dabei ist mitentscheidend, ob es sich um einen Arbeiter als Dauermieter handelt oder um einen Berufsreisenden auf der Durchreise von A nach B. Nicht unterschätzt werden darf die Mund-zu-Mund-Propaganda unter den Monteuren und deren Arbeitgebern. Der Vermieter von Unterkünften für Monteure sollte abwägen zwischen einem kurzfristigen pekuniären Erfolg einerseits, und dem damit verbundenen Stress, Ärger sowie den möglichen Zusatzkosten andererseits. Ein Auge zuzudrücken macht sich erfahrungsgemäß langfristig bezahlt und sorgt für eine positive Grundstimmung.

Abrechnungsmodus wöchentlich und in bar oder per Kreditkarte

Preise für eine Monteurunterkunft richtig ausweisen: Kreditkarte

Ob Messezimmer, ob Studentenzimmer oder ob Zimmer für Monteure; der Vermieter sollte seinen eigenen Verwaltungsaufwand so gering wie möglich halten. Dazu gehört auch der Bezahlvorgang für die Unterkunft für Monteure.

In der Branche ist es üblich und wird insofern auch akzeptiert, die Miete für eine Arbeiterunterkunft beziehungsweise eine Handwerkerunterkunft wöchentlich oder zweiwöchentlich im Voraus bezahlt zu bekommen. Bezahlt wird wahlweise cash, also in bar oder per Kreditkarte am Online-Kartenterminal. Eins wie das andere ist für den Vermieter am effektivsten und absolut sicher. Mit einem Online-Kartenterminal wird der Bezahlvorgang sofort bestätigt, und bei der Barzahlung wechselt das Bargeld direkt den Besitzer. Der genaue Bezahlmodus gehört ebenfalls zum Preisausweis in allen Publikationen von Online- und Offlinewerbung. Das betrifft auch Rabatte, die entweder generell oder aber im Einzelfall nach individueller Absprache angeboten werden.

Ganz allgemein gilt: Je genauer und detaillierter der Preisausweis für die Arbeiterwohnung, für das Handwerkerzimmer oder für die Monteurwohnung ist, umso besser sind die Chancen einer Vermietung. Rückfragen erübrigen sich. Der Berufsreisende oder Monteur weiß auf Anhieb woran er ist; er sieht auf einen Blick, was ihn in der Monteur- oder Handwerkerwohnung erwartet, und was er umgekehrt erwarten kann.

Rechnung für die Monteurunterkunft – Einmal richtig, immer richtig

Heutzutage ist es eine Selbstverständlichkeit und geradezu ein Muss, den jeweils passenden Rechnungsvordruck als Vorlage zu speichern. Ob es sich dabei um ein Arbeiterzimmer, um ein Monteurzimmer oder um eine Monteurwohnung handelt, kann in ein und derselben Rechnung ausgewiesen werden. Alternativ ist es auch möglich, für die verschiedenartigen Unterkünfte einen jeweils eigenen Rechnungsvordruck zu verwenden. Entscheidend ist, dass jede der Rechnungen, wie es im Amtsdeutsch genannt wird, sachlich und rechnerisch richtig ist.

Preise für eine Monteurunterkunft richtig ausweisen: Rechnung

Der Vermieter muss davon ausgehen, dass jeder Zimmer- oder Wohnungsbenutzer eine Rechnung braucht. Auch der Vermieter selbst benötigt zum ordnungsgemäßen Nachweis der Betriebseinnahme einen Belegnachweis, der vom Finanzamt als solcher anerkannt wird. Das Spektrum richtiger Belege reicht von der einfachen Quittung bis zu einer Rechnung unter sowie über 150 Euro.

Privatvermietung ohne Gewerbeanmeldung – Quittung reicht

Aus Sicht des privaten Vermieters eines Monteurzimmers, also ohne ein beim örtlichen Ordnungsamt angemeldetes Gewerbe, ist das Quittieren des erhaltenen Betrages formal ausreichend. Die Frage ist allerdings, ob diese Minimalform dem Monteur ebenfalls genügt. Heutzutage ist das erfahrungsgemäß eher nicht der Fall. Da der Vermieter seine Klientel nicht kennt und gar nicht kennen kann, sollte er auf alle Eventualitäten vorbereitet sein. Empfehlenswert ist, dass auch der nichtgewerbliche Vermieter von Monteur-, Handwerker- und Arbeiterzimmern ausschließlich mit einer „Rechnungsstellung“ arbeitet.

§§ 14 und 15 Umsatzsteuergesetz beachten

Das Ausstellen von Rechnungen ist in § 14 UStG im Einzelnen geregelt, und der Vorsteuerabzug in § 15 UStG. Für jede Rechnungsform gilt der folgende Mindestinhalt:

  • Ungekürzter Name sowie vollständige Postanschrift des Vermieters
  • Datum der Rechnungsstellung
  • Vermietungsleistung mit Art und Umfang
  • Rechnungsbetrag in einer Summe, also Brutto gleich Netto
  • Steuersatz beziehungsweise Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung, beispielsweise nach § 19 UStG

Rechnungen über einen Gesamtbetrag von 150 Euro und mehr müssen zusätzlich folgende Angaben enthalten:

  • Ungekürzten Namen sowie vollständige Postanschrift des Mieters als Leistungsempfänger
  • Steuernummer oder USt-ID, die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Vermieters als Leistungserbringer
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Leistungserbringungsdatum [Zeitraum der Vermietung von ..... bis .....]
  • Alternativ zum ansonsten ausgewiesenen Rechnungsbetrag:
  • Summe Nettobetrag
  • Summe Mehrwertsteuer unter Angabe des Prozentsatzes
  • Summe Bruttobetrag
  • Zahlenmäßigen Hinweis zu einem eventuell vereinbarten Rabatt auf den Rechnungsbetrag
  • Zahlenmäßigen Hinweis auf eine eventuell vereinbarte Ratenzahlung
  • Datenmäßige Angabe des Zahlungsziels bei nachträglicher Bezahlung beziehungsweise Angabe darüber, wann die Rechnung in welcher Höhe auf welche Weise bezahlt worden ist [im Voraus bar, per Kreditkarte oder .....]

Rechnung aushändigen oder nachsenden

Preise für eine Monteurunterkunft richtig ausweisen: Rechnung schicken

Die Art und Weise, wie der Mieter die Rechnung erhält, ist von Fall zu Fall unterschiedlich. Die Möglichkeiten dazu reichen von dem Hinterlegen an der Rezeption im Arbeiterwohnheim oder im Zimmer des einzelnen Mieters, bis hin zum Nachsenden an die von ihm angegebene Anschrift. Das wiederum kann postalisch, per Telefax oder per E-Mail mit Dateianhang geschehen. Die Rechnung kann, sie muss aber nicht handschriftlich unterzeichnet werden. Sie wird auch dann steuerlich anerkannt, wenn sie anstelle dessen mit einem Zusatz versehen ist wie „Dieses Dokument ist ohne Unterschrift gültig“.

Wer einen persönlichen Bezug zu den Mietern seiner Monteurzimmer herstellen und pflegen möchte, der unterzeichnet jede Rechnung handschriftlich und versieht sie zusätzlich noch mit einem freundlichem Gruß oder mit einer freundlichen Empfehlung des Hauses.

Als Resümee bleibt festzuhalten

dass Preisausweis und Rechnungsstellung in einem engen, direkten Zusammenhang stehen, wenngleich sie kein Junktim sind. Für den Vermieter besteht die Möglichkeit, alle Arbeitsgänge weitgehend zu schematisieren. Das vereinfacht die Arbeit im Alltag und schließt Fehlerquellen weitgehend aus.

Preise für eine Monteurunterkunft richtig ausweisen: keine Fehler

Bei den wenigen Angaben, die für jeden Monteur oder Berufsreisenden als Gast individuell eingesetzt, also in dem Rechnungsvordruck ergänzt werden müssen, sind Fehler kaum möglich. Und bestenfalls ist die im Voraus gezahlte Miete für das Monteurzimmer schon auf dem Konto, sodass jetzt nur noch die Rechnungskopie als Beleg dem Kontoauszug beigefügt zu werden braucht.

Ein Artikel von:
Dennis Josef Meseg - Pixelhauer Medien | Monteurunterkunft.de

WICHTIG: Trotz sorgfältigster Recherche zu unseren Artikeln und Berichten können wir keinerlei Haftung für die Aktualität und Richtigkeit der Angaben übernehmen. In rechtlichen Angelegenheiten sollten Sie immer Ihren Anwalt oder Steuerberater fragen.

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