Rechnungen für Monteurunterkünfte

18.04.2021 | 7 Min. | Monteurunterkunft.de

Wer Monteurzimmer privat vermietet, muss seinen Gästen keine Rechnung ausstellen. Eine normale Quittung reicht als Beleg für den Aufenthalt völlig aus. Wird die Vermietung jedoch gewerbsmäßig betrieben, muss der Gast eine korrekt geschriebene Rechnung erhalten. Kleinbetragsrechnungen für Beträge unter 150 Euro brutto enthalten lediglich Name und Adresse des Rechnungsausstellers, Rechnungsdatum, Art und Umfang der in Anspruch genommenen Leistung, Rechnungssumme und Steuersatz. Bei Summen über 150 Euro sind noch weitere Angaben notwendig: Name und Adresse des Monteurs oder seines Betriebes, Rechnungsnummer, Dauer seines Aufenthalts und Umsatzsteuer-ID des Beherbergungsbetriebes. Bezahlt wird der ausstehende Betrag entweder in bar am Abreisetag oder per Überweisung durch das Unternehmen. Um verspätete Zahlungen zu vermeiden, sollte der Vermieter der Monteurunterkunft auf der Rechnung noch eine Zahlungsfrist angeben.

Als Vermieter einer Monteurunterkunft gibt es immer viel zu tun. Zahlreiche Dinge müssen erledigt und beachtet werden und besonders das Thema „Rechnungen schreiben“ sorgt häufig für Fragen: Ist man als Vermieter überhaupt dazu verpflichtet, seinen Mietern eine Rechnung zu schreiben? Oder reicht eventuell auch eine einfache Quittung für die Gäste aus? Was genau muss eine Rechnung überhaupt alles beinhalten?

Was eine ordentliche Rechnung für eine Monteurunterkunft beinhalten sollte:

Fakt ist, dass es bei einer privaten Vermietung tatsächlich zulässig ist auf eine offizielle Rechnung zu verzichten und den Mietern stattdessen nur eine Quittung auszustellen. Sobald es sich um eine gewerbliche Vermietung von einer Monteurwohnung oder einem Monteurzimmer handelt, ist der Vermieter dazu verpflichtet, seinen Mietern eine ordentliche Rechnung zu erstellen, denn in dieser Situation ist ein Gewerbebetrieb für die Vermietung angemeldet.

Beläuft sich die Rechnung für einen Beherbergungsbetrieb lediglich auf weniger als 150,00 Euro brutto spricht man von einer sogenannten Kleinbetragsrechnung. Inhaltlich sollten in dieser nach §14 und 14a nach dem Umsatzsteuergesetz folgende Punkte auftauchen:

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Vermieters
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Art und Umfang der Vermietungs-Leistung
• Rechnungsbetrag (Entgelt) und Steuerbetrag der Vermietungs-Leistung in einer Summe
• Steuersatz / gegebenenfalls Information über eine Steuerbefreiung

Liegt der Betrag der Rechnung allerdings über 150,00 Euro brutto, muss die Rechnung zuzüglich zu den Inhalten der Kleinbetragsrechnung außerdem noch weitere Aspekte beinhalten:

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Mieters (Rechnungsempfänger / Leistungsempfänger)
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-ID) des Vermieters
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Zeitpunkt der Vermietung
• Rechnungsbetrag (Entgelt) und gegebenenfalls Mehrwertsteuer in einer Summe / Information über Steuersatz oder Steuerbefreiung
• Eventuell vereinbarter Rabatt des Rechnungsbetrages
• Eventueller Hinweis auf Steuerschuld des Mieters (Rechnungsempfänger / Leistungsempfänger)

" TIPP: Zum Thema „Umsatzsteuer bei der Vermietung von Monteurunterkünften“ finden Sie in unserer Rubrik „Wissenswerte Artikel“ einen speziellen Beitrag, der Ihnen als Vermieter ausführliche Informationen und Hinweise liefert. " Wenn ein Vermieter eine Rechnung erstellt, kann er den Mieter dazu auffordern die Rechnungssumme per Überweisung zu begleichen oder auch als Sofortzahlung in bar, zum Beispiel direkt vor Ort am Abreisetag. Die Mieter können in den meisten Fällen frei wählen, was ihnen lieber ist: Größere Montage-Unternehmen überweisen lieber und einige Monteure bevorzugen die Barzahlung am letzten Tag in ihrer Monteurunterkunft.

Vermietern ist es durchaus auch möglich ihren Mietern bei der Begleichung der Rechnung eine Ratenzahlung anzubieten. In diesem Fall sollte unbedingt in der Rechnung geregelt sein, welche genauen Vereinbarungen in Bezug auf die Ratenzahlung zwischen beiden Parteien getroffen wurden und somit gelten.

Eine wichtige Empfehlung an alle Vermieter ist die Angabe einer bestimmten Zahlungsfrist für die Mieter bei der Rechnungs-Erstellung. Ohne diese wissen viele Gäste der Monteurunterkunft nicht, wann die Rechnungssumme fällig ist und versäumen es eventuell diese rechtzeitig zu bezahlen.

Uneinig sind sich zahlreiche Vermieter darüber, ob eine Rechnung persönlich unterschrieben werden muss, damit sie überhaupt gültig ist, oder nicht. Fest steht: Ein Gewerbetreibender ist nach § 14 Umsatzsteuergesetz nicht dazu verpflichtet eine Rechnung zu unterschreiben, damit sie gültig ist – zu empfehlen ist es in der Praxis dennoch, denn für Mieter gehört es in der Regel einfach dazu, damit die Rechnung vollständig ist.

Eine Unterschrift ist ein Zeichen von Persönlichkeit sowie Sicherheit für die Richtigkeit und sorgt für einen besseren Eindruck. Im Alltag kann eine unterschriebene Rechnung vermeiden, dass Zahlungen verzögert eintreten, denn einige Mieter sind fälschlicherweise der Meinung, dass eine Rechnung ohne Unterschrift nicht gültig ist und nicht beglichen werden muss.

Ein Vermieter kann seinem Mieter die Rechnung für die Vermietung einer Monteurunterkunft auf unterschiedlichen Arten zukommen lassen:

• Online per E-Mail (TIPP: in Form eines PDF-Dokumentes)
• Per Post
• Persönlich (in der Regel am Abreisetag)
• Per Fax

Die meisten Vermieter haben im Laufe der Zeit ihre eigene Art die Rechnung zu übermitteln, die sie standardmäßig verwenden. Doch viele fragen bei ihren Mietern durchaus auch nach, was diesen am liebsten ist und gehen auf die Wünsche der Gäste ein – ganz nach dem Motto „Der Kunde ist König“.