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Rechnung / Quittung richtig schreiben für Monteurzimmer und Ferienwohnungen

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Monteurzimmer vermieten: Rechnung und Quittung richtig schreiben

Rechnung Quittung Bild 1

Wer Zimmer an Monteure oder andere beruflich Reisende vermietet, ist auch verpflichtet, ihnen eine Rechnung für die Übernachtungen und mögliche weitere Service-Leistungen auszustellen.

Sie muss eine juristisch einwandfreie Form haben und bestimmte Angaben enthalten. Dasselbe gilt natürlich auch für das Schreiben von Monteurzimmer Quittungen.

Doch keine Sorge: Der an Monteure Vermietende muss sich die Rechnungs- und Quittungsformulare nicht selbst entwerfen. Dafür gibt es spezielle Vordrucke im Internet, die er sich einfach downloaden kann.

Die einfach und übersichtlich aufgebauten Belege für Handwerker und Feriengäste sind oft sogar kostenfrei.

Computerversierte Vermieter können sich ihre Monteurzimmer Rechnung oder Quittung natürlich auch mit Open Office Calc oder Excel schreiben. Das einmal entworfene Formular wird dann einfach nach Bedarf am PC ausgefüllt und zweimal ausgedruckt.

Was Sie beim Ausstellen von Monteurzimmer Rechnungen beachten sollten

Wer noch nie zuvor Räume an Berufsreisende vermietet hat, ist oft überfordert, wenn es um das Thema Rechnung oder Quittung schreiben geht. Er weiß nicht, wann es zwingend erforderlich ist, einen solchen Beleg zu erstellen und was die schriftliche Unterlage alles beinhalten muss, um juristisch gültig zu sein.

Grundsätzlich gilt: Vermieten Sie ein oder mehrere Räume privat an Handwerker, reicht eine herkömmliche Quittung aus. Nur dann, wenn Sie die Unterkünfte gewerblich überlassen, sind Sie gesetzlich verpflichtet, Rechnungen auszustellen.

Bei den Belegen unterscheidet man zwischen Kleinbetragsrechnungen und normalen Rechnungen für Monteur-Unterkünfte. Kleinbetragsrechnungen werden geschrieben, wenn der Rechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuer 150 Euro nicht überschreitet.

Rechnung Quittung Bild 2 Außerdem gibt es bei der Überlassung von Unterkünften an Handwerker und Feriengäste noch Rechnungen für Sofortzahler (Barzahlung) und solche für den überweisenden Betrieb.

Wie Sie Ihrem Gast oder seiner Firma die Belege zukommen lassen, bleibt Ihnen überlassen. Sie können sie dem Handwerker bei seiner Abreise gegen Barzahlung persönlich aushändigen oder sie seinem Arbeitgeber per Fax, Brief oder E-Mail zusenden.

E-Mail-Anhänge haben idealerweise PDF-Format, da der Rechnungsempfänger dann ihren Inhalt nicht mehr ändern kann.

Arten und Inhalt von Monteurzimmer Rechnungen

Kleinbetragsrechnungen

Monteurzimmer Rechnungen für Beträge unter 150 Euro müssen nach § 14 und § 14a Umsatzsteuergesetz (UStG) folgende Bestandteile enthalten:

  • Name und Adresse des Beherbergungsbetriebs
  • Rechnungsdatum
  • Art und Umfang der Vermietung
  • Rechnungsbetrag und Steuerbetrag
  • Steuersatz

oder alternativ die Angabe, dass Sie als Kleinunternehmer nicht umsatzsteuerpflichtig sind.

Normale Monteurzimmer Rechnungen

Belege mit Summen über 150 Euro brutto müssen darüber hinaus noch um die folgenden Angaben ergänzt werden:

  • Name und Adresse des Mieters/Rechnungsempfängers
  • Steuernummer oder USt-ID des Vermieters
  • fortlaufende Rechnungsnummer
  • Zeitdauer der Vermietung
  • falls es so vereinbart wurde: Ratenzahlungsvereinbarung
  • falls es so vereinbart wurde: Rabatt auf den Rechnungsbetrag
  • Zahlungsfrist
  • bei Rechnungen, die ins europäische Ausland geschickt werden: Hinweis auf die Umsatzsteuerschuld des Mieters/Rechnungsempfängers

Was viele Neulinge im Bereich der Monteurzimmer Vermietung nicht wissen, ist, dass sie ihre Rechnungen nicht unterschreiben müssen, wenn sie die Raum-Überlassung als Gewerbe betreiben: Die Belege sind laut Steuervereinfachungsgesetz von 2011 sogar ohne Firmenstempel und Unterschrift gültig.

Dennoch empfiehlt es sich um des besseren Eindrucks willen, den gedruckten Beleg zu unterzeichnen. Außerdem vermeidet der Vermieter damit Zahlungsverzögerungen durch Firmen, die die juristische Gültigkeit der ausgehändigten Rechnung wegen der nicht vorhandenen Unterschrift anzweifeln.

Gewährte Rabatte

Erlauben Sie Ihrem Logiergast eine Minderung des Rechnungsbetrags, ziehen Sie den betreffenden Geldbetrag einfach von der Endsumme ab und verändern die Umsatzsteuer entsprechend.

Wissen Sie jedoch noch nicht, in welcher Höhe Sie ihm den Rabatt gewähren, vermerken Sie auf der Rechnung einfach "Es gilt der vereinbarte Rabatt." Diese Vereinbarung muss jedoch zuvor schriftlich getroffen worden sein.

Umsatzsteuerpflicht oder Kleinunternehmerregelung?

Vermieter von Monteur-Unterkünften, deren Umsätze die Summe von jährlich 17.500 Euro überschreiten, sind verpflichtet, Umsatzsteuer zu entrichten. Außerdem müssen sie Umsatzsteuer-Betrag und Umsatzsteuersatz auf ihren Rechnungen gesondert ausweisen.

Das gilt sogar dann, wenn die Überlassung der Räumlichkeiten lediglich privat erfolgt. Die Dauer der Vermietung pro Jahr spielt dabei keine Rolle.

Liegen Ihre Einnahmen aus der Monteurzimmer Vermietung jedoch noch unter diesem Höchstbetrag, können Sie die sogenannte Kleinunternehmerregelung (§ 19 Abs. 1 UStG) in Anspruch nehmen. In einem solchen Fall empfiehlt es sich, auf der Rechnung darauf hinzuweisen, dass Sie diese Regelung anwenden.

Doch Vorsicht: Haben Sie aus einem anderen von Ihnen ausgeübten Gewerbe Umsätze von mehr als 17.500 € pro Jahr, können Sie die steuerliche Regelung für Ihre Monteurzimmer-Vermietung nicht nutzen.

Rechnung Quittung Bild 3 Übrigens: Sie haben die Möglichkeit, freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten. Dann geben Sie die Mehrwertsteuer in Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung oder Umsatzsteuer-Erklärung an und haben bei Ihren eigenen gewerblichen Rechnungen das Recht auf Abzug der Vorsteuer.

Seit Januar 2010 beträgt der Umsatzsteuersatz für die kurzfristige Überlassung von Unterkünften nur noch 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG). Das gilt für Hotels und Pensionsbetriebe gleichermaßen.

Sonstige Service-Leistungen, die Sie Ihren Logiergästen im Rahmen Ihrer Monteurzimmer Überlassung anbieten wie beispielsweise

  • TV-Gerät und Internet
  • separates Telefon auf dem Zimmer
  • Frühstücksservice
  • Minibar
  • Wellness-Angebote (Sauna, Fitnessraum)
  • Nutzung von Tagungsräumen

werden mit 19 % Umsatzsteuer versteuert.

Was passiert bei einer Stornierung des Monteurzimmers?

Hat der Handwerker bei Ihnen eine Monteur-Wohnung gebucht und kann sie dann nicht nutzen, weil er zum Beispiel überraschend krank wurde, einen Unfall hatte oder ein Fall höherer Gewalt eingetreten ist, muss seine Buchung storniert werden.

Grundsätzlich gilt, dass gebuchte und vom Gast zugesagte Monteurzimmer auch zu bezahlen sind, egal ob zuvor ein Beherbergungs- oder ein Mietvertrag abgeschlossen wurde.

Da der Mieter des Monteurzimmers kein gesetzliches Rücktrittsrecht mit einer bestimmten Frist hat, steht es Ihnen frei, ihm ein solches zu gewähren. Tun Sie das jedoch nicht, gelten die gesetzlichen Bestimmungen des Mietrechts: Der Handwerker hat die von Ihnen ausgehändigte Rechnung zu bezahlen, auch wenn er absagt.

Die Gründe für seine Stornierung sind dafür unerheblich. Auch der Zeitpunkt seiner Absage spielt keine Rolle.

Allerdings sind Sie als Vermieter des Monteurzimmers verpflichtet, ihm eine gekürzte Rechnung zu übergeben. Sie ziehen vom Rechnungsbetrag alle Posten ab, die wegen der Stornierung entfallen sind.

Das kann beispielsweise das Frühstück sein (falls ein solches vereinbart war). Außerdem rechnen Sie die Nebenkosten und Betriebskosten (Wasser und Strom) anteilig heraus.

Bieten Sie Ihren Logiergästen Halbpension, müssen Sie gesetzlich 30 % der Kosten von der Rechnungssumme abziehen. Bei Vollpension sind das sogar 40 %. Für ein Zimmer mit Frühstück müssen Sie den Betrag um 10 bis 20 Prozent kürzen.

Bei Ferienhäusern und -wohnungen gilt eine Verringerung der Kosten um 5 bis 10 % als angemessen, wenn der angemeldete Gast das Zimmer cancelt.

Gelingt es Ihnen jedoch, die Räumlichkeit wenigstens für eine bestimmte Zeit neu zu belegen, dürfen Sie dem Monteur noch weniger Kosten in Rechnung stellen.

Lässt sich das stornierte Monteurzimmer jedoch wieder vollumfänglich vermieten, hat der Handwerker oder seine Firma überhaupt nichts mehr an Sie zu bezahlen.

Rechnung Quittung Bild 4 Um Zahlungsausfällen seitens der Logiergäste vorzubeugen, empfiehlt es sich, ihnen anzubieten, bei Abschluss des Vertrages eine freiwillige Reise-Rücktrittskosten-Versicherung abzuschließen.

Sie übernimmt die Stornierungskosten, wenn der Buchende plötzlich einen Unfall erleidet oder aus heiterem Himmel erkrankt.

Bei Fällen höherer Gewalt (Naturkatastrophen) sind lediglich die vor dem kritischen Ereignis erbrachten Leistungen zu begleichen oder Zahlungen zurückzuerstatten.

Damit Sie als Vermieter von Räumen an beruflich Reisende nicht leer ausgehen, wenn der Handwerker nicht anreist, sollten Sie bereits in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen pauschale Stornogebühren schriftlich festlegen und sich die Kenntnisnahme Ihrer AGB durch den Mieter per Unterschrift bestätigen lassen.

Bei Storno-Rechnungen gibt es grundsätzlich zwei Formen: die herkömmliche und die No-Show-Rechnung.

Enthält der mit dem Gast geschlossene Vertrag ein Rücktrittsrecht und die Zahlung einer pauschalen Stornogebühr und cancelt der Handwerker dann das gebuchte Zimmer innerhalb der vereinbarten Frist, stellen Sie ihm eine Storno-Rechnung aus. Sie umfasst lediglich die Stornogebühren ohne Umsatzsteuer.

Eine No-Show-Rechnung bekommt er von Ihnen, wenn

  • die Stornierungsfrist überschritten wurde
  • der Vertrag kein Rücktrittsrecht beinhaltet
  • der Gast ohne vorherige Absage einfach nicht anreist

Sie enthält den vereinbarten Übernachtungspreis, den Sie natürlich um die "ersparten Aufwendungen" kürzen müssen. Außerdem sollte die Rechnung die Umsatzsteuer beinhalten.

Monteurzimmer Quittung schreiben

Vermieten Sie privat Räume an Monteure und Feriengäste, reicht es aus, wenn Sie ihnen für den in bar erhaltenen Übernachtungspreis eine Quittung schreiben. Das private Dokument belegt, dass Sie den vereinbarten Geldbetrag vom Handwerker erhalten haben.

Die Quittung muss Schriftform haben und folgende Angaben beinhalten:

  • die Bezeichnung "Quittung"
  • fortlaufende Quittungsnummer
  • Ausstellungsdatum
  • Name und Adresse des Vermieters
  • Name und Anschrift des Quittungsempfängers
  • Beschreibung der erbrachten Leistung
  • Zusammenhang, in dem die Leistung erbracht wurde
  • gezahlter Betrag als Ziffer
  • gezahlter Betrag in Worten (auf ganze Euro gerundet und letztes Feld mit Querstrich entwertet)
  • Unterschrift und Stempel des Quittungsausstellers

Zum Schreiben der Quittungen gibt es kostenfrei downloadbare Vorlagen im Internet.

Bei häufiger Vermietung von Monteurzimmern kaufen Sie am besten einen Quittungsblock. Er hat bereits vorgefertigte fortlaufende Nummern und macht beim Quittung Schreiben sofort eine Durchschrift. Sie verbleibt dann bei Ihren Unterlagen.

Für Monteurzimmer Quittungen gilt die Kleinunternehmerregelung gleichermaßen. Nehmen Sie sie in Anspruch, müssen Sie einen entsprechenden Vermerk darüber auf der Monteurzimmer Quittung anbringen. Ansonsten ist die Umsatzsteuer unter Angabe des Steuersatzes gesondert auszuweisen.

Bucht Ihr Logiergast Service-Leistungen, auf die 19 % Umsatzsteuer entfallen, so haben Sie darüber einen separaten Quittungsbeleg auszustellen.

www.Monteurunterkunft.de