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Spesen richtig abrechnen

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Spesen für berufliche Reisen von Arbeitern und Monteuren

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Ist man als Arbeitnehmer immer vor Ort im Unternehmen beschäftigt, verpflegt man sich in der Regel selbst zu Hause. Doch viele Arbeitnehmer, wie zum Beispiel Monteure, können dies nicht, wenn sie beruflich auf Reisen sind und auf externen, oftmals weit von zu Hause entfernten, Baustellen arbeiten müssen. In dieser Zeit kommen einige zusätzliche Kosten auf sie zu, beispielsweise für die Verpflegung in Imbissen, Bars oder Restaurants, wo das Essen selbstverständlich teurer ist.

Um diese Kosten decken zu können, gibt es für Berufsreisende Spesen bzw. einen sogenannten Verpflegungsmehraufwand. Diese Spesen kann der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber einfordern, wenn er beruflich unterwegs ist und in diesem Zusammenhang zusätzliche Kosten anfallen. Abhängig vom Ort der Dienstreise und dem genauen Zeitraum gelten für den Verpflegungsmehraufwand gesetzliche Pauschalbeträge, da es zu aufwendig wäre die jeweils individuell erforderlichen Spesen zu ermitteln.

Aktuell gelten im Jahr 2015 innerhalb Deutschlands für Dienstreisen folgende gesetzlich vorgeschriebene Verpflegungspauschalen:

  • Für mehr als acht Stunden Abwesenheit des Arbeitnehmers von seinem Zuhause (ohne externe Übernachtung): 12 Euro
  • Pro Abreisetag, wenn dies mit einer externen Übernachtung des Arbeitnehmers verbunden ist: 12 Euro
  • Pro Anreisetag, wenn dies mit einer externen Übernachtung des Arbeitnehmers verbunden ist: 12 Euro
  • Pro Tag, an dem der Arbeitnehmer volle 24 Stunden von seinem Zuhause entfernt ist: 24 Euro

Jeder Arbeitgeber kann frei entscheiden, ob er seinen Beschäftigten bereit ist einen höheren Verpflegungsmehraufwand für berufliche Reisen zu zahlen als die gesetzliche Pauschale. Grundsätzlich gilt: Ist man mehrere Tage oder Wochen unterwegs, erhält man mehr Spesen und auch bei Dienstreisen im Ausland bekommen Arbeitnehmer eine höhere Pauschale pro Tag, als wenn sie in Deutschland unterwegs sind.

Im Einzelnen gelten je nach Land verschiedene Verpflegungspauschalen – generell sind diese oft vom Lebensstandard vor Ort abhängig. Ist der Lebensstandard in einem Land eher günstig, gibt es dort weniger Spesen, zum Beispiel in Polen. Ist der Lebensstandard in einem Land dagegen sehr teuer, gibt es selbstverständlich mehr Spesen, beispielsweise in Dänemark, Österreich oder Schweden.

TIPPS für alle Berufsreisenden:

Viele Berufsreisende haben Ärger mit ihrem Arbeitgeber, weil dieser der Meinung ist keine Spesen zahlen zu müssen. Tatsächlich ist es so, dass keine gesetzliche Regelung existiert, die einen Arbeitgeber dazu verpflichtet einen Verpflegungsmehraufwand zu übernehmen – es sei denn dies wurde im Arbeitsvertrag genau bestimmt. Deshalb ist es für Arbeitnehmer, die häufig beruflich unterwegs sind, sehr wichtig, dass die Auszahlung von Spesen im Arbeitsvertrag fest verankert ist, bevor sie diesen unterschreiben.

Gibt es bereits einen gültigen Arbeitsvertrag, in dem die Übernahme von Spesen nicht erwähnt wird, sollten Arbeitnehmer dieses Thema dringend im kommenden persönlichen Verhandlungsgespräch mit dem Arbeitgeber ansprechen. Eine Möglichkeit wäre eine zukünftige Gehaltserhöhung, durch die die Kosten besser abgedeckt werden oder die zukünftige Übernahme der Spesen durch den Arbeitgeber.

Verweigert der Arbeitgeber dennoch ein Entgegenkommen in Bezug auf den Verpflegungsmehraufwand, steht Arbeitnehmern noch eine weitere Alternative zur Verfügung: Die Kosten für den Mehraufwand bei Dienstreisen können nach § 4 und 9 des Einkommensteuergesetztes (EStG) bei der jährlichen Einkommensteuererklärung zurückgefordert werden.

Dafür werden folgende Unterlagen benötigt:

  • Quittung des Arbeitgebers über geschäftliche Reisen bzw. Zeiten der Abwesenheit
  • Dienstliche Ausgaben, die getätigt wurden, aber nicht erstattet worden sind (Rechnungen)
  • Belege über erhaltene Verpflegungen
  • Tabelle mit Zeiten der Abwesenheit

Hier können allerdings nur die gesetzlichen Pauschalsätze angegeben werden und nicht der tatsächlich entstandene Mehraufwand. So ist es Beschäftigten wenigstens möglich die gesetzlichen Pauschalen als Werbungskosten oder Betriebsausgaben steuerlich geltend zu machen, da diese Ausgaben keinen privaten Ursprung haben, sondern ausschließlich berufsbedingt entstanden sind.

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