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Umgang mit Mahnungen

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Wie man mit Kunden umgehen sollte, die ihre Rechnung nicht zahlen

Jeder Vermieter kennt das Problem mit offenen Rechnungen: Ein Kunde bezahlt nicht und gerät auf diese Weise in einen Zahlungsrückstand – teilweise sogar unverschuldet. Einerseits möchte man als Vermieter nicht zu hart reagieren, um säumige Kunden nicht zu sehr zu verärgern. Doch andererseits ist man auch selbst auf das Geld angewiesen, um eigenen Zahlungen nachzukommen. Welche Reaktion ist daher in so einer Situation am besten? Fest steht: Sensibilität spielt bei diesem Thema immer eine entscheidende Rolle, aber man sollte auf jeden Fall auch konsequent sein.

Damit nicht zahlende Kunden erst gar keine Schwierigkeiten machen, sollte man als Vermieter immer einen guten Überblick über seine eigenen Finanzen haben. Unregelmäßigkeiten bei Zahlungen müssen immer bekannt sein, so dass eine angemessene und vor allem schnelle Reaktion darauf möglich ist. Wird dies stets berücksichtigt, können zahlreiche Zahlungsprobleme häufig schon vorab erkannt und teilweise auch vermieden werden. Anzeichen dafür können beispielsweise eine Änderung der Bankverbindung vom Kunden sein oder wenn Rechnungen plötzlich über einen Scheck in Auftrag gegeben werden.

mahnungen bild Folgende zwei Fristen dürfen Gläubiger nicht verpassen:

  • Verzugsfrist: 30 Tage nach Fälligkeit der Rechnung
  • Gilt auch, wenn Gläubiger diese gegenüber dem Schuldner nicht schriftlich geltend gemacht hat.
  • Gläubiger kann ab diesem Zeitpunkt Zinsen für den ihm entstandenen Schaden erheben.
  • Verjährungsfrist: 3 Jahre nach Fälligkeit der Rechnung
  • Mit dieser erlischt der komplette Anspruch auf die Begleichung der Rechnung.
  • Eine offene Rechnung kann danach nicht mehr eingeklagt werden.

Kunden haben zahlreiche unterschiedliche Gründe dafür, dass eine Rechnung nicht rechtzeitig und vor allem innerhalb der Frist bezahlt wird, beispielsweise eine Überschuldung, Arbeitslosigkeit oder ein aktueller Liquiditätsengpass. Manchmal hat ein Kunde es aber auch schlicht und ergreifend einfach vergessen seine Rechnung zu begleichen. In einigen Fällen hat der Kunde eine Reklamation, die er vor der Zahlung noch abgeklärt haben möchte. All diese Möglichkeiten kommen in Betracht und sollten berücksichtigt werden, wenn ein Vermieter das erste Mahnschreiben erstellt.

Zuerst sollte ein säumiger Kunde eine Zahlungserinnerung bekommen, sobald die Zahlungsfrist vorbei ist – an dieser Stelle ist noch keine Rede von einer Mahnung. Ein möglicher Betreff kann zum Beispiel „Ihre Rechnung vom…“ sein. Inhaltlich sollte in einer Zahlungserinnerung auch ein Hinweis darauf erfolgen, dass diese gegenstandslos ist und sie nicht beachtet werden muss, wenn die Rechnung inzwischen schon bezahlt wurde. Auf diese Weise werden Kunden, die die Zahlung der Rechnung wirklich nur vergessen haben, nicht zu schnell verärgert.

Kommt vom Kunden keine Reaktion auf die Zahlungserinnerung, folgt die erste Mahnung. Dass es sich dabei um die erste Mahnung handelt, sollte nicht zur Sprache kommen, denn sonst erwarten Kunden schnell, dass sowieso noch eine weitere Mahnung kommt und man die erste einfach „aussitzen“ kann. Insgesamt kann ein Gläubiger bis zu drei Mahnungen verfassen.

Folgende Informationen muss eine Mahnung beinhalten:

  • Eindeutige Betreffzeile mit Rechnungsnummer
  • Formal korrekter Empfänger
  • Formal korrekter Absender
  • Neue Zahlungsfrist für den offenen Betrag (in der Regel 7-10 Tage)
  • Details für die Zahlungsmodalitäten
  • Kontaktdaten für Rückfragen des Schuldners
  • Bankverbindung für die Überweisung des Schuldners
  • Kopie der ursprünglichen Rechnung

Will man sich als Vermieter nicht selbst um das Thema Mahnungen kümmern, kann man dafür ein Inkasso-Unternehmen beauftragen – dieses übernimmt das Eintreiben der offenen Rechnungen. So ist der Gläubiger in der Lage seinen eigenen Verwaltungsaufwand enorm zu verringern. Kostenpunkt für den Gläubiger an das Inkasso-Unternehmen ist ein prozentualer Anteil am Streitwert. Zu finden sind passende Inkasso-Unternehmen ganz einfach übers Internet – dort kann der Gläubiger für ein Angebot bereits vorab gewisse Fragen online beantworten, beispielsweise ob es um einen Privat- oder Gewerbekunden geht oder woraus die eigene Forderung besteht.

Gerichtlich eingeklagt wird ein fälliger Rechnungsbetrag erst vom Gläubiger, wenn alle Mahnungen – egal ob eigene oder die eines Inkasso-Unternehmens – ohne Erfolg geblieben sind. Im Anschluss folgt eine Zwangsvollstreckung oder aber auch ein Antrag auf eine eidesstattliche Versicherung oder ein Insolvenzantrag.

Bei einem gerichtlichen Mahnverfahren muss der Gläubiger nachweisen, dass er im Vorfeld versucht hat, eine außergerichtliche Schlichtung zu erreichen. Sobald eine Beantragung einer Klageaufnahme bei Gericht bevorsteht, müssen alle vorherigen Mahnungen als Anlage zur Verfügung stehen. In diesem Zusammenhang muss zusätzlich bewiesen werden, dass diese Mahnungen tatsächlich an den Schuldner verschickt wurden.

Folgende Möglichkeiten gibt es für den Versand einer Mahnung:

  • Per Einschreiben mit Rückschein (persönliche Zustellung durch Briefträger mit Empfangs-Quittierung)
  • Per Einschreiben (persönliche Zustellung durch Briefträger mit Empfangs-Quittierung)
  • Per E-Mail (Mahnung wird vorab eingescannt)
  • Per Fax (zusätzlich Ausdruck eines Sendeberichtes)
www.Monteurunterkunft.de